Le titre de la revue familiale a fait l’objet d’un dépôt légal sous le numéro 48/77.

Le sommaire de chaque numéro sera validé par le Conseil d’Administration. Les articles seront principalement à intérêt familial et généalogique, ils pourront être proposés par les adhérents. Certaines pages pourront être traduites en néerlandais.

La revue familiale paraît au moins une fois par an en janvier, le responsable de sa publication est le Président. Il est aidé dans cette tâche par un comité de rédaction, constitué à chaque parution, dont la mission est de participer à l’élaboration de la revue ainsi qu’à sa validation en donnant le bon à tirer après relecture.

Le tirage de la revue sera réalisé en quantité suffisante pour que chaque adhérent en soit destinataire, que trois exemplaires soient déposés à la Préfecture du Nord, que quelques exemplaires soient envoyés aux associations amies et autres organismes destinataires, et qu’une petite réserve soit constituée pour les nouveaux adhérents de l’année.

L’Association SPRIET est détentrice du nom de domaine www.association-spriet.fr qui constitue son site internet.

Les objectifs de ce site sont de faire connaître l’Association SPRIET, de publier des informations sur notre famille dans le respect des recommandations de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), d’échanger des informations avec des internautes, qu’ils soient adhérents ou non.

Une Commission Informatique est chargée de mettre à jour et d’enrichir ce site, au moins une fois par trimestre. Elle est constituée d’adhérents et dirigée par un responsable nommé par le Conseil d’Administration.

La Commission Informatique rendra compte de ses activités au Conseil d’Administration.

Les recherches généalogiques passées ont permis de recueillir de nombreux renseignements, notamment l’état-civil des membres de la famille SPRIET. Toutes ces informations constituent la généalogie de notre famille et est conservée sous la forme d’un fichier informatique qui ne cessera d’évoluer pour intégrer de nouveaux renseignements, soit sur des ascendants, soit sur des descendants, au gré des futures recherches et des évènements familiaux.

Chaque adhérent possèdant un micro-ordinateur peut détenir tout ou partie de ce fichier et le faire évoluer à sa guise. Il convient donc de réguler ces évolutions, ceci afin d’éviter que les fichiers ne divergent, ou se contredisent, pour à contrario pérenniser l’arbre généalogique de la famille en garantissant toute son intégrité.

Une Commission Généalogique est chargée de mettre en place des règles d’organisation entre les adhérents afin d’éviter ces possibles divergences. Elle est constituée d’adhérents férus d’informatique et dirigée par un responsable nommé par le Conseil d’Administration. Ses réunions sont principalement consacrées à mettre en commun les nouvelles informations authentiques de chacun, dans le but de constituer un fichier informatique unique de référence.

La Commission Généalogique rendra compte de ses activités au Conseil d’Administration et pourra publier ses travaux dans La Tribu et sur le site internet de l’association.

La Commission Généalogique veillera également à la bonne gestion des archives familiales en tenant un inventaire des documents et actes d’état-civil détenus par chacun de ses membres.

Notre famille comprend un grand nombre de membres, ascendants et contemporains, en effet on a recensé environ 18000 individus à la date du 8 septembre 2007. Il a donc été décidé de découper l’arbre généalogique de la famille en branches.

Une branche est issue d’un couple d’ancêtres dont le mariage se situe en général vers le milieu du XIX^ème siècle et dont la descendance est dite appartenir à cette branche.

Des adhérents responsables de branches ont été nommés afin d’être l’interface privilégiée entre l’Association et les membres de la branche. Leur rôle est notamment de :

• animer le réseau constitué par leur branche par tous moyens de communication et notamment par la revue familiale ou par internet,
• centraliser les évènements d’état-civil pour insertion dans La Tribu,
• vérifier les informations généalogiques et transmettre les éventuelles corrections à la Commission Généalogique.

Ces responsables de branches pourront être aidés par des suppléants. L’Assemblée Générale des adhérents pourra entendre les responsables de branches sur leurs activités de l’année écoulée.

La liste des branches est gérée et mise à jour par la Commission Généalogique.

La composition du Bureau et le rôle de ses membres sont décrits dans les articles XVI et XVII des statuts de l’Association SPRIET.

Le Bureau tient des réunions de travail sur tous sujets relevant de la gestion de l’association, et notamment une fois par trimestre pour préparer la réunion de Conseil d’Administration et en arrêter l’ordre du jour. Le Président rédige et expédie les convocations aux administrateurs dans les délais prévus par les statuts.

Les comptes-rendus des réunions du Conseil d’Administration sont rédigés par le Secrétaire. Après approbation lors de la réunion suivante, ils peuvent être publiés dans La Tribu et sur le site internet de l’association.

Il est tenu un registre des adhérents, sous la forme d’un fichier informatique, dont la finalité est de conserver les noms et adresses des adhérents ainsi que la notion de paiement de la cotisation annuelle.

Le Trésorier est en charge de la tenue du fichier des adhérents. Il rapporte à chaque réunion du Conseil d’Administration sur les points suivants : nombre total d’adhérents, nombre d’adhérents à jour de cotisation, nombre de nouveaux adhérents.

Les finances de l’Association SPRIET sont constituées des recettes et des dépenses.

Les recettes sont principalement les cotisations des adhérents, elles sont encaissées par le Trésorier au fur et à mesure de leur réception après enregistrement dans le fichier des adhérents.

Les dépenses doivent être justifiées et sont réparties en deux catégories :

• les dépenses de gestion courante,
• les dépenses exceptionnelles et soumises à autorisation du Conseil d’Administration.

La première catégorie comprend notamment les frais de papeterie, impression et expédition.